www.inoutviajes.com
Metodología para organizar eventos digitales exitosos
Ampliar

Metodología para organizar eventos digitales exitosos

jueves 16 de julio de 2020, 10:43h
Instagram

Al principio del estado de alarma se estimó que el coronavirus había tenido un impacto negativo alrededor de los 225 millones de euros y más de 1.100 eventos suspendidos en el sector MICE, haciendo que las empresas empezaran a buscar alternativas digitales o híbridas.

Crear eventos virtuales no se trata de plasmar los mismos procesos que en el evento presencial, sino que requiere de una estrategia muy bien definida.”, destaca Rudolf Rannegger director general adjunto de MCI Spain & Portugal

Pese a que el negocio de los eventos, a nivel mundial, movía a más de 1.500 millones de participantes en 180 países, generaba 10,3 millones puestos de trabajo y aportaba una contribución de 548 mil millones de euros al PIB mundial - según un informe de Events Industry Council y Oxford Economics -, desde principios de este año el coronavirus ha marcado un antes y un después en el sector MICE, provocando la cancelación de miles de congresos, conferencias y eventos en todo el mundo. Según el Foro MICE, en España, al principio del estado de alarma se suspendieron alrededor de 1.100 eventos y se estimaron unas pérdidas de 225 millones de euros. Esta situación hizo que las empresas empezaran a buscar alternativas, apostando por los eventos digitales o bien híbridos.

Sin embargo, según una encuesta interna de MCI, en este proceso de cambio hacia el evento virtual o hibrido, muchas compañías han cometido los mismos errores que principalmente causaban el desvinculo de la atención de los participantes y de allí el fracaso del evento digital. Los errores más comunes que encontraron son: desconocimientos de los formatos digitales, sesiones largas con contenido difícil de digerir, falta de personalización, nula participación de los asistentes y de un atributo realmente valioso y relevante en el evento.

Estos errores se pueden agrupar en dos generales que se cometen al inicio del proyecto. En primer lugar, las organizaciones tienden a elegir prioritariamente la tecnología antes de revisar sus estrategias y objetivos. No obstante, según MCI, existen tantas plataformas como tipos de eventos y no necesariamente una solución única es válida para todo el portfolio de eventos.

En segundo lugar, las empresas han copiado y pegado sus agendas del evento presencial al virtual, sin realizar las adaptaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos del evento en su nuevo entorno.

En este contexto, Rudolf Rannegger, director general adjunto de MCI Spain & Portugal destaca que “para llevar a cabo una transición de un evento presencial al virtual es necesaria una estrategia y un enfoque de pensamiento de diseño (Desing Thinking). Redefinir los objetivos, pensar en la audiencia e implementar elementos de la neurociencia son clave y ayudarán a las empresas a conseguir el impacto que quieren en el evento virtual.”

Evolución hacia nuevas tipologías de eventos

Teniendo en cuenta la importancia y el peso que tienen los eventos en el mundo actual, MCI Spain Event Services, principal organizador de eventos, conferencias y congresos a nivel mundial, trabaja con una metodología que garantiza el éxito en cada uno de los procesos de creación de eventos híbridos y digitales. “La clave es seguir una metodología desde el principio, rediseñar la experiencia e integrar innovación y creatividad en el proceso” añade Rannegger.

Para aplicar esta metodología, es imprescindible trabajar mano a mano con los clientes, entender a los participantes, profundizar en detalle en los objetivos y la agenda del evento, comprender el contenido de cada elemento de la jornada y finalmente, rediseñar la experiencia.

En el marco de ese rediseño, es especialmente importante tener en cuenta que en el mundo digital la capacidad de atención es notablemente más reducida. En consecuencia, hay que garantizar la relevancia del contenido, aportar elementos de creatividad y diseñar el ritmo del evento para evitar que los asistentes desconecten tras 15 – 20 minutos. De igual forma, es especialmente estratégico el diseño de un evento virtual, ya que éste puede multiplicar de manera muy notable la audiencia potencial, además de conseguir los mismos objetivos que uno presencial y un participante contento y fidelizado.

Los eventos virtuales e híbridos pueden permitir un enfoque más holístico y efectivo, un alcance más amplio y nuevas maneras de relacionarse con tu audiencia. Pero nada de esto funcionará si los "por qué" detrás de la estrategia del evento no están claramente definidos.

Si los procesos detrás de tu evento ya no encajan en esta nueva normalidad, es hora de encontrar una metodología adecuada y herramientas que te ayuden a diseñar y ofrecer una experiencia que se sienta verdadera y auténtica para los asistentes.

¿Te ha parecido interesante esta noticia?    Si (0)    No(0)

+

0 comentarios